האם אולם אירועים זקוק להקלטת שיחות? התשובה לשאלה זו היא כנראה חיובית וייתכן שיש לכך יותר סיבות מכפי שנראה לכם. במידה ותרצו יכולת הקלטה נוחה של שיחות הטלפון, כיצד עושים זאת? ומה אומר על כך החוק?
יכולת וותיקה, עם פתרון בשל
הקלטת שיחות טלפון, היא דבר שעסקים מחפשים עבורו פתרונות, מאז נכנס הטלפון לחיינו. בהתאם לכך, התפתחו מגוון פתרונות. פתרונות אלה גם התעדכנו והשתכללו, במקביל להתפתחות הטלפוניה עצמה. למשל, בהקשר טלפונים סלולאריים – כיום ניתן להקליט גם מהם בקלות. באמצעות שירות שנותנת חברה מקצועית ומוסמכת, עסקים יכולים לממש פתרון הקלטות מתקדם, עבור הקלטת שיחות במגוון אופנים. פתרונות אלה הם כיום בשלים, זמינים וגם לא יקרים. לכן השימוש בהם בעסקים מכל הסוגים, רחב למדי. לכל הפחות, עסקים מעוניינים ובצדק, שתהיה להם יכולת קלה לעשות זאת.
מדוע דרושה הקלטה?
אתם עשויים להזדקק להקלטת שיחות באולם האירועים, מכמה סיבות מרכזיות:
בגלל ריבוי הגורמים
אולם אירועים הוא עסק אשר נמצא באינטראקציה רבה, עם גורמים שונים ומשתנים. באופן טבעי, אינטראקציה זו מתבצעת פעמים רבות באמצעות שיחות טלפון, בין אם קווי או סלולארי. ריבוי הגורמים, מגביר את הסיכוי ששיחות מסוימות תהיינה חשובות לכם במיוחד להקלטה.
עבור סיוע בתיעוד
הקלטה היא גם דרך קלה, לתעד שיחה במהירות. כלומר, אם נאמרו בשיחה דברים רבים שחשובים מבחינתכם, אתם עשויים להעדיף לשמור זאת בפורמט של קובץ קולי, במקום לרשום הכול כטקסט. האם תזכרו את הכול? למה להתלבט? הקליטו ודי.
בכדי לשוחח בנחת
במהלך שיחה מוקלטת, אתם לא צריכים להיות טרודים ברישום הדברים. תודות לכך, תהיו פנויים באופן מלא, להתמקד בשיחה עצמה.
בכדי לספק הוכחה
הקלטת שיחות מספקת כמובן הוכחה לקיום השיחה וגם לגבי תוכנה. הוכחה כזו ניתן להציג בפני מי שדיברתם איתם, כאשר יש אי הבנות או חילוקי דעות. במידת הצורך, ניתן פעמים רבות להציג הקלטות כאלה, גם בבית משפט. ריבוי הגורמים מולם עובד אולם אירועים וגם חשיבות אירועים אלה וסכומי הכסף הגדולים סביבם, מעלים את הסיכוי לסכסוכים משפטיים.
לשם ההתייעלות
הקלטת שיחות שונות, משמשת בעסקים גם במסגרת שיפור תהליכים. היא מאפשרת להקשיב מחדש לאינטראקציה עם הלקוחות, לנתח את מה שהתרחש בשיחה, להסיק מסקנות בנחת ולשפר.
למיצוי השקעה במרכזיה
אם רכשתם מרכזיה וירטואלית, סביר שיכולת ההקלטה כבר כלולה בה. לכן, הקלטת שיחות כדאית גם לשם מיצוי ההשקעה במרכזיה.
היבטי חוק שחשוב להכיר
יש כמה היבטים חוקיים מקומיים בהקשר הקלטת שיחות, שחשוב לקחת בחשבון:
מתי זה מותר – אם אתם צד לשיחה שמתנהלת ומוקלטת, החוק מתיר לכם להקליט אותה.
מתי זה אסור – אם אתם לא צד לשיחה, אסור להקליט ללא הסכמת הצדדים המשתתפים בה.
מתי צריך ליידע – האם אתם חייבים לידע את משתתפי השיחה שהם מוקלטים? במידה ואתם צד לשיחה, התשובה לכך שלילית. לא חייבים לידע אותם, אבל מותר. במידה ואינכם צד לשיחה המוקלטת, התשובה חיובית – חובתכם לידע אותם ולקבל את הסכמתם להקלטה. בעסקים רבים מודיעים בכל מקרה על אפשרות ההקלטה, בהודעה מוקלטת שהלקוח שומע כשהוא ממתין על הקו.
כמובן, אם יש ספק בנושא זה, מוטב להתייעץ עם עורך דין אשר מתמחה בנושא. עם זאת, אלה הכללים הבסיסיים, אשר מבהירים את התמונה בצורה טובה למדי.
לסיכום
לכל בעלי אולם אירועים, כדאי להיות מודעים לנושא הקלטת השיחות. וחשוב לזכור, שיש לכך פתרונות טכנולוגיים מצוינים.
